(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、本町における文書の保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書管理の原則)

第2条　文書は、常に系統的に分類して必要なときに直ちに取り出せるように整理するとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講じなければならない。

(文書の完結日)

第3条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(文書の保存期間)

第4条　文書の保存期間の種別は、次のとおりとする。

(文書の保存期間の起算)

第5条　文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度(以下「文書完結年度」という。)の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結日の属する年(以下「文書完結年」という。)の翌年の1月1日から起算する。

(文書の保管)

第6条　文書の保管は、主管課等において行うものとする。

(保管文書の調査点検)

第7条　総務課長は、文書の適正な保管の維持向上を図るため、必要に応じて、主管課等の文書の保管状況を調査し、適切な助言を行うことができる。

(文書の引継ぎ及び置換え)

第8条　第6条の規定による保管を終了した第4条第1項に規定する第1種から第4種までに属する文書は、本庁舎内の主管課等(ただし、専用書庫を有する主管課等を除く。)にあっては共用書庫保存(本庁舎内及び図書館の共用書庫に収納し、総務課に引き継ぎ保存することをいう。以下同じ。)をし、本庁舎内の専用書庫を有する主管課等及び本庁舎外の主管課等にあっては個別保存(専用書庫又は主管課長等が指定する場所に置き換え保存することをいう。以下同じ。)しなければならない。

(共用書庫保存文書の閲覧等)

第9条　前条第1項の規定により共用書庫において保存する文書を閲覧し、又は借り受けようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(書庫の管理)

第10条　第8条第1項に規定する共用書庫は総務課長が、専用書庫及び主管課長等が指定する場所は主管課長等が管理する。

(保管文書の廃棄)

第11条　保存期間が経過した保管文書は、主管課長等が総務課長に報告の上廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第12条　保存期間が経過した保存文書は、共用書庫保存のものにあっては総務課長が、個別保存のものにあっては主管課長等が廃棄しなければならない。この場合において、総務課長が廃棄するときは主管課長等の承認を求め、主管課長等が廃棄するときは総務課長に報告するものとする。

(保存期間の延長)

第13条　主管課長等は、保存期間が経過した文書について職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を、延長することができる。この場合において、主管課長等は、延長する期間を総務課長に報告するものとする。

(廃棄の方法)

第14条　保存期間が経過した文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適当な方法により行わなければならない。

(出先機関における文書の取扱い)

第15条　出先機関における文書の取扱いについて、主管課長等がこの規程によることが困難又は不適当と認めるときは、総務課長と協議して別に定めることができる。

(施行の細目)

第16条　この規程の施行について必要な事項は、別に定める。