○田原本町文書管理規程
平成16年3月10日
訓令第2号
田原本町役場文書編さん規程(平成11年田原本町訓令第4―1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、本町における文書の保存及び廃棄に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書管理の原則)
第2条 文書は、常に系統的に分類して必要なときに直ちに取り出せるように整理するとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講じなければならない。
2 重要な文書は、災害発生時に適切な処理が行えるように、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。
(文書の完結日)
第3条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 常時執務の用に供する帳簿は、当該帳簿が閉鎖された日(加除式の帳簿から除冊されたものにあっては、除冊された日)
(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約に関する文書は、当該契約を締結した日
(4) 条例、規則、告示及び訓令は、公布し、又は公示された日
(5) 争訟に関する文書は、当該事件が完結した日
(6) 発送を要する文書は、発送した日
(7) 前各号に規定する文書以外の文書は、決裁又は供覧が終了した日
2 出納整理期間中に完結した前年度予算に係る文書にあっては、前項の規定にかかわらず、同年度の末日を当該文書の完結日とする。
(文書の保存期間)
第4条 文書の保存期間の種別は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存期間は、別表に定める文書保存期間区分表を基準として、主管課長等が定めるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
(文書の保存期間の起算)
第5条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度(以下「文書完結年度」という。)の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結日の属する年(以下「文書完結年」という。)の翌年の1月1日から起算する。
(文書の保管)
第6条 文書の保管は、主管課等において行うものとする。
2 主管課等において保管する文書は、現年度及び前年度(暦年による文書については、現年及び前年)のものとする。
(保管文書の調査点検)
第7条 総務課長は、文書の適正な保管の維持向上を図るため、必要に応じて、主管課等の文書の保管状況を調査し、適切な助言を行うことができる。
2 文書の引継ぎ及び置換えは、毎年6月に行うものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、常時使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で年度ごとに区分することが不適当なものは、引継ぎ又は置換えを行わないことができる。
(共用書庫保存文書の閲覧等)
第9条 前条第1項の規定により共用書庫において保存する文書を閲覧し、又は借り受けようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
3 第1項の場合において、他課等の所管に属する保存文書については、当該文書に関する事務の主管課長等の承認を受けなければならない。
4 保存文書は、庁外に持ち出し、又は持ち出させてはならない。ただし、やむを得ない理由のため庁外に持ち出す必要があると認めるときは、この限りでない。
5 共用書庫保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。
(書庫の管理)
第10条 第8条第1項に規定する共用書庫は総務課長が、専用書庫及び主管課長等が指定する場所は主管課長等が管理する。
(保管文書の廃棄)
第11条 保存期間が経過した保管文書は、主管課長等が総務課長に報告の上廃棄しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第12条 保存期間が経過した保存文書は、共用書庫保存のものにあっては総務課長が、個別保存のものにあっては主管課長等が廃棄しなければならない。この場合において、総務課長が廃棄するときは主管課長等の承認を求め、主管課長等が廃棄するときは総務課長に報告するものとする。
(保存期間の延長)
第13条 主管課長等は、保存期間が経過した文書について職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を、延長することができる。この場合において、主管課長等は、延長する期間を総務課長に報告するものとする。
(廃棄の方法)
第14条 保存期間が経過した文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適当な方法により行わなければならない。
(出先機関における文書の取扱い)
第15条 出先機関における文書の取扱いについて、主管課長等がこの規程によることが困難又は不適当と認めるときは、総務課長と協議して別に定めることができる。
(施行の細目)
第16条 この規程の施行について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年6月1日訓令第6号)
この規程は、平成17年6月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成23年4月1日から適用する。
附則(平成29年4月1日訓令第3―13号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日訓令第6号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
文書保存期間区分表
保存期間 項目 | 永久 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
議会に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
人事に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 比較的軽易なもの | 軽易なもの |
条例、規則等の制定及び改廃に関する文書 | ○ |
|
|
|
|
公示に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
訴訟、不服申立て等に関する文書 | 重要なもの | ○ |
|
|
|
町史の資料となる文書 | ○ |
|
|
|
|
寄附又は贈与の受納に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
予算及び決算並びに会計に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 比較的軽易なもの | 軽易なもの |
契約、協定等に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
工事施行に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
補助金等の交付申請に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
請願、陳情、要望等に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
事務事業の計画の策定に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
調査、研究、統計等に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
附属機関に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ |
|
|
許可、認可、承認等の行政処分に関する文書 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
照会、回答、依頼、報告及び通知に関する文書 |
|
| 特に重要なもの | 重要なもの | ○ |
その他事務事業の執行に関する文書 | 10年を超える保存を要すると認められる特に重要なもの | 主要事務事業に係るもののうち重要なもので将来の例証となるもの | 主要事務事業に係るもののうち、10年保存に該当しないもの | 通常の事務事業の執行に係るもの | 事務事業の補助的なもの |
備考 ○印は、標準的な保存期間を示す。