○田原本町役場文書取扱規程
平成11年4月1日
訓令第4号
田原本町役場文書取扱規程(昭和37年田原本町訓令第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。
(文書処理の原則)
第2条 文書の処理は、適正かつすみやかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。
(総務課長の職責)
第3条 総務課長は、各課(田原本町事務分掌規則(平成19年9月田原本町規則第15号)に基づく課をいう。以下同じ。)における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めなければならない。
(課長の職責)
第4条 課長職にある者(以下「課長」という。)は、常に当該課における文書の正確かつ迅速な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第5条 文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、係長職にある者をもってこれに充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送の管理に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務全体の改善指導に関すること。
(決裁)
第6条 すべて事務は、別に定めるところにより、決裁を経て処理しなければならない。
(受領)
第7条 役場に到達した文書、金券、物品等(以下「文書等」という。)は、総務課において受領する。ただし、課に直接到達した文書等で直接受領することが適当なものは当該課が直接受領するものとする。
(総務課における文書の受領及び配布)
第8条 総務課に到着した文書等の受領及び配布は、次に定めるところによるものとする。
(1) 文書等は、配布先の明らかでないもの等を除き、開封しないで文書配布棚を通じて各課に配布する。
(2) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報(以下「特殊文書」という。)は、開封しないで特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入のうえ、各課に配布し受領印を徴する。
2 勤務時間外に到達した文書等は、日直者又は宿直員を経て総務課が受領する。
3 2以上の課に関係すると認められる文書等は、最も関係のあると認められる課に配布する。
2 刊行物、ポスター、あいさつ状その他これに類するものについては、受付印の押印を省略することができる。
3 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書等は、受付印の下に収受時間を総務課に確認(第7条ただし書による場合を除く。)の上明記し、かつ、取扱者の認印を押印するものとする。
(収受文書の返還等)
第10条 配布を受けた文書等で、その主管に属さないものがあったときは、直接他の課に転送することなく、その旨を明記して総務課に返付しなければならない。なお、町の所管に属さない文書等については、総務課において返送又は転送の手続をとるものとする。
(送料未納等の取扱)
第11条 送料の未納若しくは不足の文書等又は物件で官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(文書処理)
第12条 課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配布しなければならない。
2 文書の処理はすみやかに行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(左横書きの原則)
第13条 文書は左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰状その他これに類するもの
(4) 祝辞その他これに類するもの
(5) その他副町長が特に縦書きを適当と認めたもの
(起案)
第14条 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊等で処理できるもの及び軽易と認められる事件については、この限りでない。
2 文書を起案するときは、必要事項を記入し、件名及び起案文(起案理由を含む。)を明記するとともに、必要に応じ関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し又は添付しなければならない。
(供覧)
第15条 起案を要しない文書で、単に町長、副町長及び上司(以下「町長等」という。)の閲覧に供するものは文書の余白に供覧印を押印の上、決裁欄を設け閲覧に供さなければならない。
2 起案を要する文書で、起案前に関係書類を至急供覧する必要がある場合には、その旨を当該書類に記述し、前項の例により閲覧に供さなければならない。
(回議)
第16条 起案文書及び供覧文書は、田原本町役場事務決裁規程(昭和48年12月田原本町訓令第2号)に基づく決裁順序により回議するものとする。
(合議)
第17条 他の部又は課の所管事務に関係のあるものは、その関係のある部又は課に合議しなければならない。
2 前項の規定による合議を受けた者は、速やかにその内容について検討し、異議があるときは、主管課と協議しなければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して町長等の指示を受けなければならない。
(重要な起案文書等の回議及び合議)
第18条 起案文書又は供覧文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は秘密の取扱い若しくは急を要するものは、その内容を説明できる職員が携帯して回議し、又は合議しなければならない。
(未決文書)
第19条 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。
(法令審査)
第20条 条例、規則、告示及び訓令等(以下「条例等」という。)の制定又は改廃を行うときは、関係のある部又は課の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。
(廃案文書)
第21条 起案者は、当該起案文書が廃案になったときは、その旨を回議し、又は合議した者に連絡しなければならない。
2 前項の規定により廃案となった起案文書は、起案用紙の右上部の欄外にその旨を朱書きしなければならない。
(決裁文書)
第22条 決裁が終わったとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき)は、その起案者において決裁年月日を所定の欄に記入するものとする。
2 決裁文書を施行したときは、当該施行年月日を所定の欄に記入しなければならない。
(浄書)
第23条 文書の浄書は、主管課において行うものとする。この場合において、浄書をした者は、当該浄書をした文書を原議と照合しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第24条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。
(1) 条例等には、町名及び文書の種別を表す文字を冠し、総務課においてその種類ごとに暦年による一連の番号を付ける。
(2) 専決処分書には、「専」を冠し、総務課において暦年による一連の番号を付ける。
(3) 町議会に提出する議案には、議案の種類を表す文字を冠し、総務課においてその書類ごとに暦年による一連の番号を付ける。
(4) 前3号に規定する文書以外の文書には、「田」及び所管課の名の首字(首字だけでは課の識別が困難な場合にあっては、総務課長が決定する記号)を冠し、所管課において文書件名簿の番号を付ける。ただし、特定文書については、総務課長が決定する記号及び当該事務処理の経過を明らかにする専用の帳簿による一連の番号をつけることができる。
(5) 文書件名簿の番号は、会計年度ごとの一連の番号とする。
(6) 往復文書については、一の事案が完結するまで同一の番号を用いる。この場合において、前年度以前から継続する事案に係る往復文書については、当初の年度を表す数字を記号の頭初に付けるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略できるものとする。
(公文例)
第25条 令達の種類等公文の例式は、別に定める。
(文書の編集保存)
第26条 文書の編集及び保存については、別に定める。
(記名、押印及び割印)
第27条 外部に発する文書には、町名又は町長名を用い、庁中に対するものを除き、部長又は課長名を用いてはならない。ただし、特に町長の承認を得たものは、この限りでない。
2 外部に発する文書には、その記名に従い当該公印を押印し、原議との間に契字印を押印しなければならない。
3 田原本町公印規程(昭和37年3月田原本町訓令第3号)に基づき公印のなつ印に代えて公印の印影を印刷した文書については、契字印の押印を省略することができる。
4 第2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印及び契字印を省略することができる。
(1) 軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書
(2) 相手方が押印を不要と認める文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が押印を省略することができると認める文書
5 前項の規定による公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をしなければならない。
(文書の発送)
第28条 文書の発送は、所管課において直接発送する場合及びファクシミリ等による発送を除き、総務課を経由して行うものとする。
2 文書を発送する者は、文書件名簿の所要事項及び発送文書の原議に施行年月日を記入し、直接発送又は総務課を経由しての発送にかかわらず、郵便発送簿(様式第5号)に所要事項を記入するものとする。
附則
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月23日訓令第1号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日訓令第3―16号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日訓令第7号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日訓令第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前のそれぞれの訓令に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
