この要綱は、別に定めがある場合を除き、田原本町個人情報保護条例(平成14年9月田原本町条例第14号。以下「条例」という。)及び町長が保有する個人情報の保護に関する規則(平成14年11月田原本町規則第16号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報保護の窓口等

1　個人情報の窓口

個人情報の取扱いに関する相談及び案内、個人情報の開示及び個人情報の訂正、削除又は目的外利用若しくは外部提供の中止(以下「訂正等」という。)の請求の受付その他個人情報の適正管理の指導等に関する下記2の事務については、総務部総務課の総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)において行うものとする。

2　総合窓口で行う事務

(1)　個人情報の保護に関する相談及び案内に関すること。

(2)　個人情報の保護に関する事務についての、すべての実施機関の所管課(個人情報取扱事務を執行するとともに当該個人情報を管理している課及び室等をいう。以下同じ。)との連絡調整に関すること。

(3)　個人情報の開示及び訂正等(以下「開示等」という。)の請求の受付に関すること。

(4)　開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

(5)　開示等の請求に係る個人情報の開示等をする旨若しくはしない旨の決定(以下「開示等の決定」という。)に対する審査請求書の受付に関すること。

(6)　個人情報取扱事務目録の整理及び閲覧に関すること。

(7)　個人情報が記録されている公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

(8)　運用状況の公表に関すること。

(9)　田原本町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　開示等の請求に係る個人情報の検索及び特定並びに形式要件の審査に関すること。

(2)　開示等の決定及びその通知に関すること。

(3)　開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。

(4)　開示等の実施(個人情報が記録されている公文書の総合窓口への搬入及び当該個人情報の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

4　審査請求担当課で行う事務

(1)　開示等の決定に係る審査請求書の受付及び受理に関すること。

(2)　審査会への諮問等に関すること。

(3)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

第3　個人情報取扱事務の届出等に係る事務

1　個人情報取扱事務の届出及び変更等

(1)　個人情報取扱事務の届出

ア　所管課は、個人情報取扱事務の開始をしようとするときは、「個人情報取扱事務開始届」(規則様式第1号)を作成し、総合窓口に提出するものとする。

なお、複数の所管課が共通の内容で行い、又は行う可能性のある個人情報取扱事務については、当該事務を統括する課等が届け出るものとする。

イ　総合窓口は、提出を受けた個人情報取扱事務開始届により目録を作成し、一般の閲覧に供するものとする。

(2)　届出事項の変更又は個人情報取扱事務の廃止

ア　所管課は、届出をした事項に変更が生じたとき又は個人情報取扱事務を廃止したときは、「個人情報取扱事務変更・廃止届」(規則様式第2号)を総合窓口に提出するものとする。

イ　総合窓口は、提出された個人情報取扱事務変更・廃止届により、既に作成している目録の修正等を行うものとする。

2　本人以外から収集した場合の通知

(1)　所管課は、条例第7条第2項第7号の規定により審査会の意見を聴いて、個人情報を本人以外から収集をした場合は、「個人情報本人外収集通知書」(規則様式第3号)により、その旨を本人に通知するものとする。

(2)　所管課は、条例第7条第3項ただし書の規定により、審査会の意見を聴いて必要がないと認めるときは、上記(1)の通知を省略できるものとする。

3　目的外利用の手続

条例第8条第1項ただし書の規定により、個人情報を実施機関内部において目的外利用(例えば町長部局にあっては町長部局内、教育委員会にあっては教育委員会内など実施機関内部での利用をいう。)しようとする場合は、次の手続きにより行うものとする。

なお、毎年度、随時又は定期的に行う目的外利用については、年度当初に手続きを行うものとし、単発的に行う目的外利用については、その都度、手続きを行うものとする。

(1)　個人情報の目的外利用をしようとする課等(以下「利用課」という。)は、「個人情報目的外利用申請書」(規則様式第4号)により、当該個人情報を管理する課等(以下「個人情報管理課」という。)に申請するものとする。

(2)　上記(1)により申請を受けた個人情報管理課は、「田原本町個人情報保護条例の解釈及び運用基準」(以下「解釈及び運用基準」という。)を参考に、条例第8条第1項ただし書の規定に該当すること並びに第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないこと等を確認した上で、当該目的外利用の可否の決定を行い、「個人情報目的外利用決定通知書」(規則様式第5号)により、利用課に通知するものとする。

4　外部提供の手続き

条例第8条第1項ただし書の規定により、個人情報を実施機関以外のものに外部提供(他の実施機関、国、他の地方公共団体、民間団体、民間企業その他実施機関以外のものに提供することをいう。)しようとする場合は、次の手続きにより行うものとする。

なお、毎年度、他の実施機関に対し、随時又は定期的に行う外部提供については、年度当初に手続きを行うものとし、単発的に行う外部提供については、その都度、手続きを行うものとする。

(1)　個人情報の外部提供を受けようとする者(以下「外部提供依頼者」という。)は、「個人情報外部提供申請書」(規則様式第6号)により、個人情報管理課に申請するものとする。なお、個人情報管理課は申請を受け付けるとき、外部提供依頼者に対し、個人情報外部提供申請書裏面の遵守事項について説明を行い、裏面にも記名押印を受けること。

ただし、外部提供依頼者が、他の実施機関、国、他の地方公共団体の場合は、他の様式によることができる。

(2)　上記(1)により申請を受けた個人情報管理課は、解釈及び運用基準を参考に、条例第8条第1項ただし書の規定に該当すること並びに第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないこと等を確認した上で、当該外部提供の可否の決定を行い、「個人情報外部提供決定通知書」(規則様式第7号)により、外部提供依頼者に通知するものとする。

なお、外部提供を可とする決定をした場合は、必要に応じて個人情報外部提供決定通知書の「提供する条件」欄に当該個人情報の使用に係る制限等を記載し、外部提供依頼者に個人情報の保護措置等を講じるよう求めること。

(3)　審査会の意見を聴いて外部提供をした場合の本人への通知

ア　個人情報管理課は、条例第8条第1項第6号の規定により審査会の意見を聴いて個人情報を外部提供した場合は、「個人情報外部提供通知書」(規則様式第8号)により、その旨を本人に通知するものとする。

イ　個人情報管理課は、条例第8条第2項ただし書の規定により、審査会の意見を聴いて必要がないと認めるときは、上記アの通知を省略できるものとする。

5　審査会への意見照会の方法

上記2、3の(2)、4の(2)及び(3)において、審査会の意見を聴くに当たっては、「第8　個人情報の取扱に係る審査会への意見照会」に定めるとおり行うものとする。

6　目的外利用又は外部提供の届出

個人情報管理課は、目的外利用又は外部提供を可とする決定をしたときは、速やかに、「個人情報目的外利用・外部提供届」(規則様式第9号)を総合窓口に提出するものとする。

第4　個人情報取扱事務の委託に係る事務

個人情報取扱事務を実施機関以外のものに委託しようとするときは、個人情報を保護するために、次により必要な措置を講じるものとする。

1　対象となる委託

対象となる委託は、所管課が個人情報の取扱いを伴う事務の全部又は一部を実施機関以外のものに依頼する契約のすべてとする。

したがって、一般に委託と称されるもののほか、印刷、筆耕及び翻訳等の契約を含み、公の施設の管理の委託及び収納の委託等の公法上の契約も含まれる。

ただし、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の14から同条16までの規定により町の事務の委託を他の地方公共団体に委託する場合は含まれない。

2　委託に当たっての留意事項

個人情報の取扱いを伴う事務を委託するときは、次の事項に留意するものとする。

(1)　委託先の選定に当たっては、別記「個人情報取扱特記事項」(以下「別記特記事項」という。)を遵守できるものを慎重に選定すること。

(2)　入札に当たっては入札前に、随意契約に当たっては見積書を徴するときに、次の事項を相手方に周知すること。

ア　契約内容に個人情報の保護に関する別記特記事項があること。

イ　委託を受けた事務に関して知り得た個人情報を漏らした者は、条例第37条の規定により1年以下の懲役又は3万円以下の罰金に処せられること。

(3)　委託事務を処理させるために委託先に提供する個人情報は、委託事務の目的の範囲内で必要最小限のものとすること。

3　契約に当たっての措置

個人情報の取扱いを伴う事務の委託に係る契約に当たっては、次のいずれかの措置を講じるものとする。

なお、別記特記事項は、委託事務の実態に即して、適宜必要な事項を追加し、不要な事項は削除することとする。

(1)　契約書に受託者が別記特記事項を遵守する旨を記載する方法

契約書記載例

(個人情報の保護)

第○条　乙は、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いについては、別記「個人情報取扱特記事項」を守らなければならない。

(2)　契約書中に、別記特記事項に掲げる内容を記載する方法

(3)　契約書によらず契約する場合において、受託者に別記特記事項を契約事項として交付する方法

第5　個人情報の開示請求に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている個人情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　個人情報の所在の確認

窓口職員は、総合窓口に備え置く目録等により、所管課を調査し、電話照会等により当該個人情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている個人情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている個人情報が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、開示等その他個人情報の取扱いに関する手続が定められている個人情報及び図書館その他の町の施設において一般の利用に供することを目的としている図書、資料、刊行物等に記録されている個人情報については、この条例は適用せず、開示等の請求は受け付けないので、窓口職員はその旨を来庁者に説明し、当該事務を所掌する課等の案内を行う。

ウ　開示等の請求

「2　総合窓口における開示等の請求の受付等」に定めるとおり対応する。

(4)　個人情報の検索

総合窓口では、来庁者の相談の内容が開示等の請求として対応すべきものであるときは、求められている内容及び公文書の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡などにより、請求者が開示等の請求をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。

(5)　所管課における相談等

直接、所管課に個人情報の開示等の請求に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

2　総合窓口における開示等の請求の受付等

(1)　個人情報の特定

ア　開示等の請求をしようとする者との応対により、請求の内容を確定した後、目録により、所管課を選定し、当該所管課の個人情報保護主任等と連絡をとった上で、開示等の請求に係る個人情報を検索・特定するものとする。

なお、個人情報の特定に当たっては、原則として、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　所管課の個人情報保護主任又は担当職員の不在等により、開示等の請求に係る個人情報を特定することができない場合は、開示等の請求をしようとする者にその旨を告げた上で、いったん開示等の請求を受け付けるものとする。

(2)　開示等の請求の方法

ア　開示等の請求は当該請求をしようとする者が、「個人情報開示請求書」(規則様式第10号)又は「個人情報訂正等請求書」(規則様式第21号)その他それぞれの実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口に提出することにより行うものとする。

イ　請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合は、総合窓口の職員が請求内容等を聴き取り代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

ウ　電話、郵送等による請求は、開示等の請求者本人の確認が十分に行えないことから原則として認めないものとする。

エ　開示等の請求は、原則として、個人情報1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の個人情報の開示等の請求があった場合は、請求書の「請求に係る個人情報を特定するために必要な事項」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

オ　未成年者による開示等の請求は、義務教育終了者については単独での請求を認めるものとする。

なお、未成年者の法定代理人から開示等の請求があった場合は、本人自らが請求をしない理由を聴取し、本人の意志に反した請求でないことを確認することとする。

(3)　本人又は法定代理人等の確認

請求書を受け付ける際には、開示等の請求をしようとする者が本人又は法定代理人等(以下「本人等」という。)であることの確認を次により行うものとする。

ア　個人情報の本人が請求する場合

請求をしようとする者に対し、次に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求める。この場合、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

(ア)　運転免許証

(イ)　旅券

(ウ)　個人番号カード

(エ)　健康保険、国民健康保険、船員保険等の被保険者証

(オ)　国民年金、厚生年金、船員保険等の手帳又は証書

(カ)　共済組合員証

(キ)　身体障害者手帳

(ク)　戦傷病者手帳

(ケ)　共済年金、恩給等の証書

(コ)　猟銃・空気銃所持許可証

(サ)　宅地建物取引士証

(シ)　海技免状

(ス)　電気工事士免状

(セ)　無線従事者免許証

(ソ)　その他個人情報の本人であることを確認し得る書類(戸籍謄本・抄本や住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類を除く。)

イ　法定代理人が請求する場合

法定代理人に係る上記アに掲げる書類のほか、次に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求めて、請求に係る個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求しようとする者が個人情報の本人の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを確認するものとする。

(ア)　戸籍謄本・抄本

(イ)　登記事項証明書

(ウ)　その他法定代理関係を確認し得る書類

ウ　任意代理人が請求する場合

任意代理人に係る上記アに掲げる書類のほか、次に掲げる書類の提出又は提示を求めて、請求に係る個人情報の本人の代理人であること及び特別の理由があることを確認するものとする。

(ア)　委任状、代理人選任届その他当該請求に係る代理人であることを確認し得る書類

(イ)　診断書その他本人が直接請求できない特別な理由を確認し得る書類

エ　氏名に変更があった場合

婚姻等により開示等の請求時の氏名が請求に係る個人情報の氏名と異なる場合には、上記アに掲げる書類のほか、旧姓等が確認できる書類(戸籍謄本・抄本等)の提出又は提示を併せて求め、請求に係る個人情報の本人であることを確認するものとする。

オ　提示書類の写しの確保

個人情報の本人又はその法定代理人等から提示された書類により、個人情報の本人又はその法定代理人等であることを確認した場合には、本人等の了解を得た上で、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等の確認資料とするものとする。

カ　本人等の確認ができない場合

開示等の請求をしようとする者が、上記アからエに掲げる書類を提出又は提示せず、請求に係る本人又はその法定代理人等であることの確認ができない場合には、総合窓口の職員は、相当の期間を定めて当該書類を提出又は提示するよう補正を求めるものとする。

なお、請求者が当該期間内に補正に応じないとき又は請求者に連絡がつかないときは、開示の請求に係る個人情報の全部を開示しない旨の決定(以下「非開示決定」という。)又は訂正等の請求に係る個人情報の全部を訂正等しない旨の決定を行うことになる。

(4)　訂正の請求に係る事実と合致することを証明する書類等の提出又は提示

訂正の請求の場合、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示を求めるものとする。なお、提示を受けた場合にあっては、請求者の了承を得た上で、提示された書類等の写しを取り、請求書に添付するものとする。

(5)　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　個人情報開示請求書

(ア)　「郵便番号、住所、氏名、電話番号」欄

a　開示の請求をしようとする者が個人情報の本人又はその法定代理人等であるかどうかの確認や通知書の送付先となるため、正確に記載されていること。

b　特に必要と認められる場合を除き、押印は要しないものとする。

c　個人情報の本人が請求する場合は当該本人の住所、氏名等が、法定代理人等が請求する場合は当該法定代理人等の住所、氏名(法定代理人等が法人の場合にあっては、法人の主たる事務所の所在地、法人の名称及び代表者の氏名)等が記載されていること。

d　電話番号は、請求者に確実に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記載されていること。

(イ)　「請求に係る個人情報を特定するために必要な事項」欄

請求に係る個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載されていること。

例えば、「○○課の□□事務の△△台帳に記載されている私の個人情報」とするなど、当該個人情報が記録されている公文書の件名又は個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記録されていること。

(ウ)　「開示の方法」欄

該当する区分の番号及び郵送希望の有無が○印で囲まれていること。

(エ)　「代理人の区分」欄

法定代理人等が請求する場合に、該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

(オ)　「個人情報の本人」欄

法定代理人等が請求する場合に、請求に係る個人情報の本人の氏名、住所、電話番号が記載されていること。

イ　個人情報訂正等請求書

(ア)　「郵便番号、住所、氏名、電話番号」欄

上記アの(ア)に準ずるものであること。

(イ)　「請求の区分」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

(ウ)　「請求に係る個人情報を特定するために必要な事項」欄

開示を受けた公文書の件名など、訂正等の請求に係る個人情報を特定できる程度に具体的に記載されていること。

(エ)　「訂正等を求める内容及び理由」欄

請求に係る個人情報のうち、訂正等が必要な箇所及びどのようにするのか並びにその理由が具体的に記載されていること。

(オ)　「代理人の区分」欄

上記アの(エ)に準ずるものであること。

(カ)　「個人情報の本人」欄

上記アの(オ)に準ずるものであること。

(6)　請求書の職員記入欄の留意事項

総合窓口では、上記(5)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記入欄に、次の事項を記載するものとする。

ア　「本人等の確認書類」及び「代理権の確認書類」欄

それぞれ確認を行った書類で該当する番号を○印で囲むこと。「3その他」に該当する場合は、括弧内に書類の名称を記載するものとする。

イ　「所管課」欄

(ア)　請求に係る個人情報管理課の名称(係名まで)及び電話番号、内線番号を記載すること。

(イ)　同一内容の個人情報が記録されている公文書が複数の課等に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課等又は当該公文書に係る個人情報取扱事務の主体となっている課等を所管課とする。

ウ　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

(7)　請求書の補正

ア　請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味が不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めるものとする。

なお、請求者が補正に応じないときは、非開示決定又は訂正等の請求に係る個人情報の全部を訂正等しない旨の決定を行うことになる。

イ　請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

(8)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明

総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押印し、職員記載欄に必要事項を記載の上、その写し及び「個人情報の開示・訂正等を請求された方へ」(別記様式第1号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　個人情報の開示等は、開示等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　個人情報の開示等の決定は請求があった日から、開示の場合は15日以内に、訂正等の場合は30日以内に行い、結果は速やかに請求者にそれぞれ書面により通知されること。

ウ　やむを得ない理由により、上記イの期間内に決定を行うことができない場合は、決定期間を延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　開示を実施する場合の日時及び場所等は、上記イの書面で指定すること。

なお、開示を受けるときには、当該書面を持参し、提示するとともに、開示請求に係る個人情報の全部又は一部の開示をする旨の決定(以下「開示決定」という。)を受けた者であることを証明するために必要な書類を提出又は提示しなければならないこと。

オ　個人情報の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も併せて、請求者が負担し、前納する必要があること。ただし、郵送による写しの交付は、開示決定を受けた者であることの確認ができないことや、誤って個人情報が漏えいするおそれがないとは必ずしもいえないことから、個人情報の保護の観点から望ましくないものであり、原則として認められないこと。

(9)　受付後の請求書の取扱い

総合窓口は、開示等の請求があったときは、その請求内容を「個人情報開示等請求処理簿」(別記様式第2号。以下「処理簿」という。)に記載した上で、受け付けた請求書の原本及び処理簿を直ちに所管課へ送付するとともに、それらの写しを保管するものとする。

3　開示等の決定に係る事務

(1)　所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から送付を受けた請求書及び処理簿を次により処理するものとする。

ア　請求書は、田原本町役場文書取扱規程(平成11年4月田原本町訓令第4号。以下「文書取扱規程」という。)に基づき収受の手続を行うものとする。

イ　処理簿には必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

ア　所管課は、請求書の形式的要件の具備を確認するものとする。

イ　所管課は、請求書が形式上の要件に欠ける場合は、補正を求めるときを除き、次により処理するものとする。

(ア)　請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

(イ)　請求が取り下げられない場合は、不適法であることを理由とする非開示決定又は訂正等の請求に係る個人情報の全部を訂正等しない旨の決定を行い請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(3)　内容の検討

ア　所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、次のとおり「解釈及び運用基準」等を参考に検討するものとする。

なお、下記(イ)、(ウ)、(エ)の関係者への照会等に当たっては、請求者の権利利益を不当に侵害することのないように十分配慮すること。

(ア)　開示請求の場合

開示請求に係る個人情報が条例第14条の各号に規定する非開示情報に該当するかどうかについて、検討するものとする。

(イ)　訂正請求の場合

請求者から提出された書類等を参考に、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあるかどうかを検討する。

(ウ)　削除請求の場合

削除請求に係る個人情報の具体的な取扱いの状況について、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、当該個人情報が条例第7条第1項、第2項又は第4項の規定に違反しているかどうかを検討する。

(エ)　利用等中止請求の場合

目的外利用又は外部提供(以下「利用等」という。)の中止請求に係る個人情報の具体的な取扱いの状況について、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、当該個人情報が条例第8条第1項の規定に違反して利用等されているかどうかを検討する。

イ　所管課は、条例第16条の規定により請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで、請求を拒否する場合は、「個人情報存否応答拒否通知書」(規則様式第15号)により請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

ウ　所管課は、請求に係る個人情報が不存在であることが明らかになった場合は、「個人情報不存在決定通知書」(規則様式第16号)により請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　開示等の決定期間

総合窓口に請求書を受け付けた日から起算して、開示の場合は15日以内に、訂正等の場合は30日以内に、所管課は開示等の決定をしなければならない。

なお、請求の補正に要した日数は、決定期間に算入されない。

(5)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、「決定期間延長通知書」(規則様式第17号)により、請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口に請求書を受け付けた日から起算して、開示の場合は60日以内、訂正等の場合は75日以内であるが、必要最小限の期間とすること。

イ　決定期間延長通知書は、開示の請求は15日以内に、訂正等の請求は30日以内に請求者に到達するようにすること。

ウ　決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(6)　内部調整

開示等の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合窓口への協議

所管課は、開示等の決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課との調整

所管課は、開示等の請求に係る個人情報が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うものとする。

(7)　第三者情報に係る意見聴取等

開示等の請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて、「4　第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えるものとする。

(8)　開示等の決定の決裁

個人情報の開示等の請求に対する決定は、町長部局にあっては、田原本町役場事務決裁規程(昭和48年12月田原本町訓令第2号。以下「事務決裁規程」という。)第5条、別表第1の規定により、原則として、部長が専決するものとする。

その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(9)　開示決定通知書の記載要領

「個人情報開示決定通知書」(規則様式第12号)、「個人情報部分開示決定通知書」(規則様式第13号)、「個人情報非開示決定通知書」(規則様式第14号)、(以下「開示決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「請求に係る個人情報の内容」欄

開示請求において特定された個人情報の内容を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の個人情報の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の開示決定通知書に複数の個人情報の内容を記載することができるものとする。

イ　「開示を実施する日時」欄

開示の日時は、個人情報開示決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。

なお、第三者に対して意見書を提出する機会を与えた場合であって、当該第三者が個人情報の開示に反対の意思を表明した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出したにもかかわらず、開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないものとする。

また、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

ウ　「開示を実施する場所」欄

開示の場所は、原則として総合窓口を指定するものとする。なお、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄に「郵送」と記載すること。

エ　「開示の方法」欄

該当する番号を○印で囲み、閲覧の場合は「原本」又は「複写」の該当する項目の□内を黒く塗りつぶすものとする。

オ　「開示をしない部分」欄

開示しない個人情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例

・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

・「○○のうち、△△△△計画の部分」

カ　「(上記部分について)開示をしない理由」欄

条例第14条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、個人情報部分開示決定通知書又は個人情報非開示決定通知書に添付するものとする。

キ　「開示をすることができるようになる期日」欄

一定の期間が経過することにより、条例第14条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の非開示事項に該当する場合には、すべての非開示事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。

なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。

(10)　訂正等決定通知書の記載要領

「個人情報訂正等決定通知書」(規則様式第23号)及び「個人情報不訂正等決定通知書」(規則様式第24号)(以下「訂正等決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「請求に係る個人情報の内容及び公文書の件名」欄

訂正等の請求において特定された個人情報の内容及び当該個人情報が記録された公文書の件名を正確に記入すること。

イ　「請求の区分」欄

該当する区分の番号を○印で囲むこと。

ウ　「決定内容」欄

該当する番号及び括弧内の区分を○印で囲むこと。

エ　「訂正等の内容及び訂正等(をした)年月日」欄

訂正等の請求に係る個人情報のうち、訂正等を行う箇所及びどのように訂正等をするかなどの処理内容並びに決定に基づく訂正等を行った年月日又は予定年月日を記載すること。

オ　「訂正等をしないことと決定した部分及びその理由」欄

該当する区分の番号を○印で囲み、訂正等をしない部分の概要及びその具体的理由を記載するものとする。

(11)　決定通知書の送付

所管課は、開示等の決定をしたときは、速やかに、開示決定通知書又は訂正等決定通知書(以下「決定通知書」と総称する。)を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。

4　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見書提出の機会の付与

ア　所管課は、開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、慎重かつ公正な決定を行うため、条例第14条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見書を提出する機会を与えるものとする。

イ　意見書提出の機会の付与に当たっては、開示請求者の権利利益を不当に侵害することのないようにするため、第三者に開示請求者が特定されないように配慮するとともに、開示請求者を明らかにしなければ当該機会を付与できない場合や当該機会の付与により第三者に開示請求者が明らかになるおそれがある場合には、第三者に意見書提出の機会の付与を行うことについて、開示請求者にあらかじめ了解を得るなど、配慮するものとする。

ウ　意見照会する内容は、当該開示請求者以外の個人又は法人等に関する権利利益の侵害の有無その他必要と認める事項とする。

(2)　機会付与の方法

第三者に対する意見書提出の機会の付与は、原則として、「個人情報の開示に係る意見照会書」(規則様式第18号)により通知し、「個人情報開示決定等に係る意見書」(規則様式第19号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(3)　第三者への通知

所管課は、第三者から反対意見書の提出があった個人情報について開示決定をした場合は、原則として請求者に対する決定の通知と同時に、当該第三者に「個人情報の開示決定等に係る通知書」(規則様式第20号)によりその旨を通知するものとする。

なお、非開示決定をした場合も、第三者との信頼関係を保つ上から、口頭又は書面で通知するものとする。

5　個人情報の開示の方法

(1)　個人情報の閲覧の方法

ア　文書、図画(以下「文書等」という。)の場合

原則として、原本を閲覧に供する。

ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある、又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書等を複写したものを閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　磁気テープ等の場合

磁気テープ等の閲覧は、これらから出力又は採録したものにより行うものとする。

なお、この場合の出力等に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

ウ　マイクロフィルムの場合

マイクロフィルムの閲覧は、原則としてマイクロリーダープリンターで複写したものにより行うものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

(2)　個人情報の写しの作成及び交付の方法

ア　個人情報の写しの作成は、原則として所管課の職員が行うものとする。

イ　個人情報の写しの作成に当たっては、請求者と電話等により連絡を取り、写しの作成を行う部分について十分に確認をする。写しの作成に要する費用が膨大になるときは、あらかじめその旨を請求者に説明し、了解を得ることとする。

ウ　写しの作成は、当該文書等を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写するものとする。

エ　電磁的記録のダビング、フロッピー等の複製は行わないものとする。

オ　写しの交付の部数は、開示請求1件につき1部とする。

カ　交付の方法は、郵送による方法を特に認める場合を除き、総合窓口で行うものとする。

(3)　個人情報の部分開示の方法

個人情報の部分開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として、次のとおりとする。

なお、開示請求に係る個人情報が記録されている文書等に、当該個人情報以外の記載部分がある場合には、当該部分を白塗りにして枠で囲み、斜線を引き、当該部分は開示請求者の個人情報ではない旨の記載をするなどの処理をした上で開示するものとする。

ア　開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき

非開示部分を取り外して、開示部分のみを開示するものとする。

ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写した物又は非開示部分を紙袋等で覆った物等により開示する。

イ　開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき

該当ページを複写した上で、非開示部分を黒く塗りつぶした物を複写した物又は非開示部分を覆って複写した物を開示するものとする。

6　個人情報の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

個人情報の開示は、個人情報開示決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において実施する。

なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は、あらためて別の日時を指定することができるものとする。

この場合、あらためて個人情報開示決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

所管課の職員は、個人情報開示決定通知書に記載された日時までに、開示請求に係る個人情報が記録されている公文書を開示場所として指定された総合窓口へ搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写した物を開示する場合及び個人情報の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　開示決定を受けた者であることの確認

所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、個人情報開示決定通知書の提示を求めるとともに、当該開示を受ける者が開示決定を受けた者であることの確認を上記2の(3)のアに準じて行うものとする。

(4)　閲覧の実施

ア　閲覧の実施

所管課の職員は、個人情報が記録されている公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該個人情報の内容等について説明するものとする。

なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

所管課の職員は、閲覧を受ける者に対し、個人情報を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

閲覧を受ける者が、個人情報を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(5)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、開示の当日に写しの交付を求められたときは、開示請求書の訂正を求めて、その場で写しを交付して差し支えないものとする。なお、写しの作成に日数を要する場合は、後日交付するものとする。

ただし、法令等の規定により、公文書の写しの交付が禁止されている場合を除く。

7　費用徴収

(1)　費用の額

条例第25条の規定による個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の額は、規則第17条、別表に定めるとおりとする。

(2)　徴収の方法

個人情報の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

ア　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口で写しを交付する場合は、個人情報の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、個人情報の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

イ　郵送により写しを交付する場合

(ア)　郵送により写しを交付する場合は、原則として、納入通知書で徴収するものとする。

(イ)　所管課は請求者が負担するべき額の納入通知書を、個人情報開示決定通知書とともに請求者に郵送し納入を確認の後、個人情報の写しを請求者に書留郵便で送付するものとする。

(3)　歳入科目

写しの交付及び送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

8　個人情報の訂正等の実施

所管課は、訂正等の請求に係る個人情報の全部又は一部を訂正等する旨の決定をしたときは、速やかに訂正等を実施するものとする。なお、訂正等は次の方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類に応じて、適切な方法により行うものとする。

また、訂正等を行った所管課は、必要に応じて、当該訂正等に係る個人情報と同じ情報を保有し、利用している他の課等若しくは収集先又は提供先に対して訂正等をした内容を連絡し、適切な対応を求めるものとする。

(1)　訂正を実施するとき

ア　誤っていた個人情報を完全に消去した上で、新たに記載する方法

イ　誤っていた個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法

ウ　別紙を用いて個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法

(2)　削除を実施するとき

ア　削除すべき個人情報を完全に消去する方法

イ　削除すべき個人情報を黒く塗りつぶす方法

ウ　削除すべき個人情報が記録された記録媒体を廃棄する方法

(3)　利用等の中止を実施するとき

当該利用等の中止に係る個人情報の提供方法や内容、記録媒体の種類等に応じて適切な方法により行うものとする。

第6　審査請求があった場合の取扱い

開示等の決定の処分について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

審査請求書は、原則として総合窓口で受け付けるものとする。

2　受付後の審査請求書の取扱い

(1)　受付後の審査請求書の取扱い

ア　総合窓口で受け付けた場合は、総合窓口において審査請求書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに、当該審査請求書を「個人情報開示等審査請求処理簿」(別記様式第3号。以下「審査請求処理簿」という。)とともに審査請求担当課及び所管課へ送付するものとする。

イ　審査請求担当課で受け付けた場合は、審査請求書の写しを総合窓口及び所管課へ送付するものとする。

(2)　個人情報開示等審査請求処理簿への記載

所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から審査請求処理簿の送付を受けたときは、当該審査請求処理簿に必要事項を記載して、「決定」欄の記入が終了した時点で、総合窓口まで返送するものとする。また、所管課は、常に審査請求に係る処理経過等が把握できるように、当該審査請求処理簿の写しを保管しておくものとする。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

審査請求担当課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称、住所又は居所及び電話番号

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人の登記事項証明書、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間内(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

審査請求担当課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

審査請求担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

審査請求担当課は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

(1)　審査請求担当課は、審査請求があったときは、所管課に対し直ちに原処分である開示等の決定の再検討を求めるものとする。

(2)　再検討の結果、次に該当する場合は審査会への諮問は不要となるものである。

ア　実施機関が、審査会に諮問をするまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を開示することとする場合(第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)

イ　実施機関が、審査会に諮問をするまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を訂正等することとする場合

(3)　上記(2)の裁決に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。

5　審査会への諮問

審査請求担当課は、不作為に対する審査請求である場合、上記3の(3)により審査請求を却下する場合及び上記4の(2)に該当する場合を除き、次に定めるところにより、審査会に諮問をするものとする。

(1)　諮問書の作成

審査請求担当課は、審査会への諮問に当たり、「審査諮問書」(別記様式第4号。以下「諮問書」という。)を作成するものとする。

(2)　諮問書の提出

審査請求担当課は、上記(1)の諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　開示等の請求書の写し

ウ　開示等の請求に対する決定通知書の写し(不作為に対する審査請求である場合を除く。)

エ　処理簿の写し(不作為に対する審査請求である場合を除く。)

オ　その他必要な書類(審査請求の対象となった個人情報が記録されている公文書の写し)

6　審査会の意見聴取等への対応

所管課の職員は、規則第18条の規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審査会の答申

総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を審査請求担当課に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

(1)　審査請求担当課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。この裁決に当たっては、総合窓口に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議とする。

(2)　審査請求に対する裁決については、事務決裁規程第3条により町長の専決事項である。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　審査請求担当課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、直ちに、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口及び所管課に送付するものとする。

(4)　審査請求について認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決をしたときは、審査請求担当課は、速やかに、当該審査請求に対する裁決に応じ開示等の決定を行い、決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

なお、第三者から反対意見書が提出されている場合で、開示決定を行うときは、当該第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を個人情報の開示決定等に係る通知書により通知するものとする。なお、この場合、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

9　開示決定に対して第三者から審査請求があった場合

(1)　第三者に関する情報が含まれている個人情報に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする。(行政不服審査法第25条第1項、第2項)

(2)　第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

第7　事業者が行う個人情報の保護に関する事務

1　事業者に対する指導及び助言等

条例第33条の規定に基づき、町長が事業者に対して行う指導及び勧告その他所要の措置は、原則として、当該事業者に関し法令等に基づく指導監督を行うべき課等又は当該事業者に係る事業分野を所管する課等(以下「事業者指導担当課」という。)が行うものとする。

なお、事業者指導担当課の決定について疑義が生じたときは、総合窓口と関係課等が協議して決めるものとする。

2　事業者に対する指導、勧告及び公表等

(1)　説明又は資料提出の要求

ア　事業者指導担当課は、事業者が行う個人情報の取扱いが不適正である疑いがあると認める場合は、十分な事前調査及び資料収集を行い、その調査結果等を踏まえた上で、当該事業者に対して、条例第33条の規定による説明又は資料の提出を求めるかを判断する。

イ　事業者指導担当課は、条例第33条の規定による説明又は資料の提出を求める場合は、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。

(ア)　説明又は資料の提出を求める内容及び理由

(イ)　説明又は資料の提出の期限

(ウ)　正当な理由がなく説明又は資料を提出しないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(2)　是正の指導

ア　事業者指導担当課は、事業者の説明又は資料の提出の結果、個人情報の取扱いが不適正であると認めた場合は、当該事業者に対し、必要な指導を行うものとする。

イ　事業者指導担当課は、当該事業者に対し、是正の指導を行う場合は、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。

(ア)　指導をする是正の内容及びその理由

(イ)　指導に対し回答すべき旨並びに回答の方法及び期限

(ウ)　指導に従わないときは、勧告を行うこと。

(3)　是正の勧告

ア　事業者指導担当課は、事業者が上記(2)の指導に従わない場合は、当該事業者に対して是正の勧告を行うものとする。

イ　事業者指導担当課は、当該事業者に対し、是正の勧告を行う場合は、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。

(ア)　勧告をする是正の内容及びその理由

(イ)　勧告に対し回答すべき旨並びに回答の方法及び期限

(ウ)　勧告に従わないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(4)　事実の公表

ア　事業者指導担当課は、事業者が正当な理由がなく説明又は資料を提出しない場合、又は是正の勧告に従わない場合において、条例第33条の規定による公表を行おうとするときは、当該事業者に対し、次に掲げる事項を記載した書面により通知し、意見を述べる機会を与えるものとする。

(ア)　公表しようとする内容及びその理由

(イ)　意見書の提出先及び提出期限(口頭による意見の陳述を認める場合には、その旨並びに出頭すべき日時及び場所)

(ウ)　主張を立証する証拠書類又は証拠物を提出することができること。

(エ)　正当な理由がなく提出期限内に意見書を提出せず、かつ、口頭による意見の陳述をしなかったときは、意見がないものとみなすこと。

イ　事業者指導担当課は、事業者に対し、口頭による意見の陳述を認めたときは、意見の陳述の内容を記録した書面を作成し、当該事業者にその内容を確認させた上で、署名を求めるものとする。

ウ　事業者指導担当課は、条例第33条の規定による公表をすべきであると判断した場合は、公表案に事案の概要、公表しようとする理由及び事業者の意見の陳述内容等を添付して、審査会に意見を聴くものとする。審査会に意見を聴くに当たって事業者指導担当課は、事前に総合窓口と協議すること。

なお、事業者指導担当課の職員は、規則第18条の規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

エ　事業者指導担当課は、審査会の意見を尊重して、条例第33条の規定による公表を行うかどうかを決定するものとする。

オ　事業者指導担当課は、下記(ア)、(イ)の区分に応じ、それぞれに掲げる事項を町の掲示板へ掲示及び町広報紙へ掲載するほか、広く町民が知ることができる方法により、公表をするものとする。

(ア)　事業者が正当な理由がなく説明又は資料を提出しない場合

a　事業者の名称又は氏名及び住所

b　事業者が行う個人情報の取扱いが不適正である疑いがあると認めた事由

c　事業者が正当な理由がなく説明又は資料を提出しないこと。

(イ)　事業者が是正の勧告に従わない場合

a　事業者の名称又は氏名及び住所

b　事業者が行う個人情報の取扱いが著しく不適正である疑いがあると認めた事由

c　事業者が是正の勧告に従わないこと。

第8　個人情報の取扱いに係る審査会への意見照会

1　審査会への意見照会事項

実施機関が、条例第2章第1節(個人情報の取扱い)に関して、審査会へ意見を聴く必要がある事項は次のとおりとする。

(1)　個人情報の本人収集の例外に関する事項(条例第7条第2項第7号)

(2)　個人情報を本人以外から収集した旨の本人通知の省略に関する事項(条例第7条第3項)

(3)　個人情報の収集の制限の例外に関する事項(条例第7条第4項)

(4)　個人情報の利用及び提供の制限の例外に関する事項(条例第8条第1項第6号)

(5)　個人情報を外部提供した旨の本人通知の省略に関する事項(条例第8条第2項)

(6)　電子計算組織の結合による提供の制限の例外に関する事項(条例第9条第2項)

2　意見照会の手続き

上記1の事項に関する審査会への意見照会の手続きは、次によるものとする。

(1)　内部調整

審査会への意見を聴く必要がある事項に係る事務を担当する所管課(以下「意見照会課」という。)は、審査会に意見を聴くに当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。

(2)　意見照会課は、上記(1)の協議が終了した後、次に掲げる資料を添付の上、審査会に意見を聴くものとする。

ア　意見を聴く必要がある事項に係る個人情報の取扱いの状況・内容等及びその理由・必要性について説明した資料

イ　電子計算組織の結合による個人情報の提供を開始しようとする場合にあっては、必要な保護措置の内容を説明した資料

(3)　審査会における説明等

意見照会課の職員は、規則第18条の規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

第9　苦情処理の事務

1　苦情申出の受付

実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、文書又は口頭により、総合窓口で受け付けるものとする。

2　苦情申出の処理

(1)　苦情の処理は、総合窓口と協議の上、所管課が行うものとする。

(2)　所管課は、苦情の処理の結果を総合窓口へ報告するものとする。

第10　運用状況の公表

1　運用状況のとりまとめ

総合窓口は、各実施機関における前年度の運用状況をとりまとめるものとする。

2　公表の方法

総合窓口は、毎年度5月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を町広報紙に掲載することにより、公表するものとする。

(1)　個人情報取扱事務の届出件数

(2)　開示請求、訂正等の請求の件数

(3)　開示請求、訂正等の請求に対する決定状況

(4)　審査請求の件数及び裁決状況

(5)　その他必要な事項

第11　個人情報保護主任

1　設置

(1)　個人情報の保護を総合的に推進するため、各所管課に、個人情報保護主任を置く。

(2)　個人情報保護主任は、課の課長補佐又は課長の指名した者をもって充てるものとする。

2　職務

個人情報保護主任は、各所管課に係る次の職務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務の届出に関すること。

(2)　目的外利用・外部提供の届出に関すること。

(3)　開示請求又は訂正等の請求があった場合の個人情報の特定作業及び決定等に係る調整に関すること。

(4)　所管する事業者の個人情報の取扱いに対する指導及び勧告その他の措置に係る調整に関すること。

(5)　その他個人情報の保護に関すること。

附則

附則(平成17年3月2日告示第11号)

附則(平成23年4月1日告示第35号)抄

附則(平成27年3月3日告示第15号)

附則(平成27年12月28日告示第87号)

附則(平成29年4月1日告示第32―17号)

附則(平成30年4月1日告示第30―8号)

附則(令和3年3月31日告示第26―6号)