自治会での個人情報の取り扱いについて

個人情報保護法は、自治会を含むすべての事業者に適用されます。

個人情報とは？

個人情報とは、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、家族構成、写真、映像など、特定の個人を識別することができる情報です。なお、生年月日や性別等、それだけでは特定の個人が識別できない情報についても、氏名などと組み合わせて使用する場合には、特定の個人を識別することができるため、個人情報として取り扱う必要があります。

個人情報を取り扱う際の注意事項

平成27年9月に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日から全面施行されています。改正前は5,000人以下の個人情報を取り扱う事業者は対象外とされていましたが、改正後は自治会を含む全ての事業者に個人情報保護法が適用されています。自治会内で、会員名簿の作成など個人情報取り扱いが必要となると思われるため、注意していただきたい点をまとめています。

自治会での主な注意点
対応時期	ルール	自治会での具体的対応例
個人情報を集める前	個人情報の利用目的をあらかじめ特定	・自治会員名簿等を作成するにあたり、利用目的と収集する個人情報の内容を明確にする必要があります。例えば、利用目的は「自治会の管理運営のため」「親睦を目的とした連絡のため」「緊急時の安否確認のため」など。 ※利用目的のほか、管理・運用方法に関して、会員と相談し、あらかじめ取扱いルールを決めておくことが望ましいです。また、ルールを定めたときは総会や回覧板などで全員に周知しましょう。
個人情報を集めるとき	本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示	・個人情報は、本人から収集するのが原則です。そのためには、会員に名簿等の利用目的を知らせ、同意を得たうえで情報の提供をしてもらうことが必要です。 ※取得の際、「封筒」を利用して他の人にも見られず提出できるようにするなどの配慮も検討してください。 ※本人の同意が得られない場合は、名簿に載せないなどの対応が必要ですが、一部の項目（氏名のみなど）の同意が得られた場合は、その項目だけ載せることができます。
個人情報を利用するとき	情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用	・名簿等の情報は、情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用してください。 ※会員にも適正に取扱ってもらうため、配付する際は取扱いの注意事項を記載するなどの工夫も検討してください。
個人情報を保管しているとき	集めた個人情報の漏洩防止のために適切な措置を講じる	・個人情報の盗難・紛失等のないように適切に管理する必要があります。 ※会員に対しても盗難や紛失などの注意を呼びかけることも必要です。
個人情報を保管しているとき	集めた個人情報について情報公開や訂正等の対応	・本人から開示等の請求があった場合はこれに対応する必要があります。・訂正等に関する問い合わせ先を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合は適切に対応する必要があります。
第三者へ個人情報を提供するとき	本人以外の者に個人情報を提供する場合はあらかじめ本人の同意を得る	・「個人情報を集めるとき」の欄でも記載しているとおり、本人以外の者（第三者）へ個人情報を提供する場合、例外を除き、あらかじめ利用目的・内容を含めて同意を得ることが必要です。ただし、本人の同意を得なくても、例外的に個人情報を第三者に提供できる場合があります。（例外）・人の生命・身体・財産の保護に必要で本人の同意取得が困難な場合・法令に基づく場合（警察、裁判所、税務署等からの照会）・公衆衛生・児童の健全育成に必要で本人の同意取得が困難な場合・学術研究目的での提供・利用・委託・事業承継・共同利用の場合など。
第三者へ個人情報を提供するとき	提供先などを記録し一定期間保管する	いつ、だれに、どんな提供を行ったかを記録し、原則3年間保管することが必要です。